Pengertian dan Fungsi Dokumen

Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris document yang diambil dari bahasa Latin documentum yang berarti kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata docere atau docile yang artinya mengajar.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Pengertian lain dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Disamping itu dokumen juga diartikan sebagai rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut Schuermeyer (1935) dalam Aufgaben und Methoden der Dokumentation (1935) dokumen diartikan sebagai materi untuk memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan.

Sedangkan menurut Dupuy-Brient dalam Qu’est-ce que la documentation (1951) dokumen diartikan sebagai bukti fisik terorganisir atau tersusun. Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peristiwa sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang.

Dengan demikian dokumen adalah informasi yang berupa catatan, gambar, rekaman suara atau film. Sebuah dokumen agar dapat menjadi sebuah informasi maka dokumen tersebut harus melalui proses yang disebut dokumentasi.

Pengertian dokumentasi menurut etimologi dalam bahasa Inggris “documentation” dan dalam bahasa Belanda disebut “dokumentatie ” sedang dalam bahasa Latin dikenal dengan “dokumentum ” yang berarti pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.

Pengertian dokumentasi di Indonesia telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dari uraian di atas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari, mengumpulkan, mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk dijadikan sebuah dokumen baik secara manual maupun elektronik.

Sesuai dengan Undang-Undang ITE Nomor 11 Tahun 2008 tentang Transaksi Elektronik yang terdapat pada Bab 1 Pasal 1 ayat 4 menyebutkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dari pengertian di atas dapat dilihat perbedaan antara dokumen dan dokumentasi sebagai berikut.

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan pada benda/informasi	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Bisa merupakan suatu unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

1. Syarat dokumen

Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria tertentu. Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan Dupuy-Briet dalam Ramdani (2021) adalah:

Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik.
Memiliki intensionalitas, artinya sebuah dokumen itu mempunyai objek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai bukti.
Objek merupakan proses, artinya untuk menjadi sebuah dokumen harus mengalami sebuah proses.
Memiliki posisi fenomenologis, artinya suatu objek dipersepsikan sebagai dokumen.

2. Ciri-ciri dokumen

Dokumen harus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan prosedur, dengan demikian sebuah dokumen akan memiliki karakteristik tertentu, agar dapat disebut sebagai sebuah dokumen. Ciri-ciri dokumen adalah:

Mengomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkan.
Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan.
Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
Memiliki format untuk merekam dan melaporkan informasi sesuai standar.

3. Fungsi dokumen

Melihat pengertian dokumen di atas maka fungsi dokumen dalam organisasi dapat dibedakan menjadi dua (Prawiro 2020), yaitu:

a. Fungsi dokumen secara umum

Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna.
Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen.
Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen.
Menghindari kerusakan terhadap dokumen.
Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara.
Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan informasi dan data yang ada dalam dokumen.

b. Fungsi dokumen dalam organisasi

Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga instansi.
Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan.
Digunakan sebagai alat pembuktian.
Digunakan sebagai rujukan historis.
Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan.
Untuk keperluan pendidikan karyawan baru.
Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien.

4. Tujuan dokumen

Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan adanya dokumen adalah untuk mendapatkan pengakuan dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu hal.