Asas Manajemen Perkantoran

Pengertian asas menurut kamus Besar Bahasa Indonesia merupakan sesuatu yang menjadi tumpuan berfikir dan berpendapat. Asas manajemen berarti dasar yang digunakan dalam manajemen atau pengelolaan suatu usaha atau organisasi.

Semakin besar organisasi akan semakin banyak unit-unit kerja dalam organisasi tersebut dalam rangka menjamin pelayanan lebih baik dan optimal. Dalam hubungannya unit-unit kerja tersebut secara menyeluruh, pengorganisasian pekerjaan kantor dapat menggunakan asas-asas sebagai berikut.

a. Asas sentralisasi

Dilihat dari sebutannya “sentral” berarti terpusat, maka kantor/ organisasi yang menggunakan asas ini memiliki ciri sebagai berikut:

Semua pekerjaan dipusatkan pada satu bagian tersendiri.
Jenis pekerjaan kantor yang terpusat adalah jenis pekerjaan yang bersifat umum, seperti pekerjaan tata persuratan, pengelolaan dokumen dan informasi serta jenis pekerjaan yang bersifat mendukung operasional organisasi lainnya.
Kerahasiaan informasi akan lebih terjamin karena pengelolaan informasi dilakukan secara terpusat.
Asas ini cocok digunakan untuk jenis organisasi yang masih kecil dan sederhana.
Tempat atau bagian pelayanan dalam asas ini tidak terpisah dari gedung atau kantor utama, sehingga pengawasan mudah dilaksanakan, prosedur kerja mudah diseragamkan.
Beban kerja dapat dibagi secara merata dan penggunaan alat dan perabotnya lebih hemat karena ruang lingkup pengguna asas ini masih kecil.

b. Asas desentralisasi

Asas desentralisasi merupakan asas yang membagi jenis kegiatan kantor ke dalam beberapa bagian/unit kerja. Masing-masing bagian atau unit kerja menangani jenis pekerjaan yang berbeda. Contohnya bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian kepegawaian, bagian gudang dan lainnya. Oleh karena itu, asas ini memiliki ciri sebagai berikut:

Cocok digunakan untuk organisasi/kantor yang lebih besar.
Pelayanan lebih fokus dan detail karena sudah terbagi sesuai bidang/bagiannya sendiri.
Dapat mengurangi penumpukan pekerjaan karena sifat layanan secara khusus.
Karena tidak terjadi penumpukan, maka akan berdampak pada semakin cepat pelayanan bagi organisasi tersebut.

c. Asas dekonsentralisasi

Asas dekonsentralisasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi artinya masing-masing asas digunakan untuk memperoleh efektivitas dan optimalitas dalam pelayanan. Dalam praktiknya jarang dijumpai penggunaan asas sentralisasi atau desentralisasi digunakan secara murni.

Namun sekalipun kecil organisasi tetap saja masih menggunakan asas gabungan ini. Hal ini terlihat pada urusan kantor dan keuangan, dimana keduanya memiliki petugas masing-masing.