Proses penyimpanan dokumen merupakan proses akhir dalam penanganan dokumen. Pada prinsipnya penyimpanan dokumen/arsip dikatakan baik apabila saat dibutuhkan mudah ditemukan dan terjamin keamanannya.
Pengaturan atau teknik penyimpanan dan penataan dokumen secara logis dan sistematis ada 5 teknik sebagai berikut :
1. Sistem abjad (alphabetical filling system)
Sistem abjad adalah suatu teknik penyimpanan dokumen yang dilakukan berdasarkan abjad indeks dari nama suatu organisasi atau orang. Sistem caption abjad yang digunakan diambil dari abjad/huruf yang pertama dan kedua dari sumber dokumen tersebut.
Contoh Fe adalah kata tangkap dari Cargo Ferdinand setelah dilakukan indeks dan seterusnya. Tata cara mengindeks dapat kalian pelajari melalui link di samping.
2. Sistem perihal (subject filling system)
Sistem Perihal adalah sistem penataan dan penyimpanan yang menggunakan pedoman/caption menurut jenis dokumennya, seperti dokumen keuangan, kepegawaian, penawaran, gudang, dll yang disesuaikan dengan jenis layanan yang ada.
3. Sistem nomor (numeric filling system)
Sistem Nomor merupakan sistem penataan dan penyimpanan dokumen dalam tempat penyimpanan dengan menggunakan kode nomor. Sistem nomor ini pada awalnya ditemukan oleh Dewey yang kemudian dikenal dengan sistem Dewey dan sistem decimal digit.
Karena kode penyimpanan ini menggunakan nomor sebagai captionnya maka sistem ini membutuhkan daftar klasifikasi. Daftar klasifikasi ini memberikan arti kode nomor dokumen dan kode tempat penyimpanannya.
4. Sistem geografis/wilayah
Sistem geografis/wilayah adalah sistem penataan dan penyimpanan dokumen yang dibuat sesuai kelompok daerah atau wilayah. Caption yang digunakan adalah nama wilayah yang merupakan lingkup layanan yang dilakukan oleh organisasi.
Sistem ini banyak digunakan pada layanan distribusi dokumen atau barang. Kadang dapat digunakan juga untuk menentukan jumlah layanan pada setiap wilayah. Pembagian wilayah dapat menggunakan jarak dan kelurahan atau kecamatan bahkan kota.
5. Sistem tanggal (chronologis)
Sistem tanggal atau sering dikenal dengan sistem kronologis, yaitu sistem penataan dan penyimpanan dokumen yang dikelompokkan berdasarkan waktu kejadian/transaksi. Sistem ini banyak digunakan dalam layanan bidang jasa keuangan.
Tanggal kejadian atau transaksi pada layanan ini digunakan sebagai dasar utama pengelompokan dokumen atau penataan dokumen. Penataan dan penyimpanan dokumen elektronik perlu dipahami terlebih dahulu jenis dokumen elektronik/digital menurut bentuknya agar dapat memudahkan kita untuk menangani dan mengelolanya sesuai karakter masing-masing dokumen.
Jenis dokumen digital menurut karakter bentuknya sebagai berikut :
a. Dokumen word
Format penyimpanan file dari MS word yang mampu menyimpan teks dan format penulisan. Penyimpanan dengan hasil scan dengan menggunakan format ini berhubungan langsung dengan Optical Character Recognition (OCR), sehingga dapat langsung diedit kata atau kalimatnya.
b. Dokumen portable document format (PDF)
Format Pdf ini mampu menampilkan data berupa teks maupun gambar, setiap dokumen yang menggunakan format PDF ini biasanya dibuka dengan software Adobe Acrobat Reader.
c. Dokumen PDF/A (Portable Document Format Archiving)
Format PDF/A hampir sama dengan format PDF di atas akan tetapi format PDF/A menekankan pada pengarsipan dokumen jangka panjang. Format ini cocok untuk penyimpanan dokumen digital yang akan disimpan.
d. Power Point (PPt)
PPt merupakan format dokumen khusus yang dihasilkan dari aplikasi Microsoft Power Point (PPt) dalam bentuk lembaran/slide yang dapat difungsikan untuk tujuan presentasi.
e. Microsoft Excel
Format excel mampu mengenali format tabel atau bagan dalam dokumen asli. Dokumen dengan format ini dapat dibuka dengan software Microsoft Excel.
f. TXT
Format txt ini dapat dibuka pada semua komputer, karena tidak memerlukan software khusus, hanya saja teks yang disimpan terbatas tanpa ada bold, italic atau sejenisnya.
g. JPG (Joint Photographic Experts Group)
Format JPG dikhususkan untuk penyimpanan file berupa foto atau gambar yang kompresinya dapat diatur, sehingga kualitas dan kapasitas penyimpanan bisa diatur.
Pada dokumen manual membutuhkan ruangan untuk menyimpan dokumen sebagai arsip, sehingga sering dikenal dengan ruang arsip. Sementara dalam penyimpanan arsip elektronik tidak demikian adanya.
Hal ini disebabkan bentuk fisik dokumen elektronik tidak nyata terlihat. Dokumen akan dapat terlihat jelas apabila dibuka dan dicetak kembali. Penyimpanan dokumen manual yang semakin menumpuk dalam ruangan arsip dapat disimpan dalam bentuk virtual melalui proses yang disebut migrasi atau proses scanning dokumen.
Proses scanning ini tentunya akan melihat karakter dari dokumen yang akan dilakukan pemindahan/migrasi. Seperti dokumen yang berupa lembaran atau surat akan berbeda dengan dokumen gambar atau foto dan berbeda pula dengan dokumen berupa audio dan video.
Post a Comment