Semakin cepat dokumen ditangani maka akan semakin baik pula layanan yang akan diberikan. Semakin tepat dokumen yang digunakan dalam layanan organisasi, maka akan semakin baik pula data/informasi yang akan dikelola oleh organisasi.
Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen yang dibutuhkan. Hal ini terjadi karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang diberikan berbeda. Namun demikian standar penanganan dokumen kantor secara umum memiliki persamaan prosedur dalam penangannya.
Prosedur penanganan dokumen yang berupa surat manual dapat kita lihat pada proses surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada surat elektronik atau email. Hal ini akan dipelajari pada bab berikutnya secara detail.
Penanganan dokumen secara umum tentunya juga mengacu pada proses dokumen tersebut diciptakan sampai pada dokumen tersebut digunakan dan diolah menjadi sebuah informasi yang tersalurkan dan tersimpan baik.
Agar dokumen tidak hilang atau rusak, maka dibutuhkan sistem pencatatan yang dapat memudahkan penelusuran dokumen apabila suatu saat dibutuhkan. Sistem pencatatan dokumen berupa surat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu pencatatan dengan buku agenda dan kartu kendali.
1. Pencatatan dengan buku agenda
Buku agenda adalah buku yang digunakan dalam mencatat surat masuk dan keluar yang berbentuk kolom-kolom. Buku agenda digunakan untuk kurun waktu satu tahun. Jenis buku agenda ada tiga, yaitu:
a. Buku agenda tunggal
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar secara berurutan. Kolom tersebut dibuat dalam satu lembar buku besar dengan kolom yang sama untuk setiap lembar buku. Pengisian dilakukan secara berurutan baik surat masuk maupun keluar.
Prosedur pengisian kolom adalah sebagai berikut:
- Kolom nomor di isi sesuai urutan surat saat diterima dan dikirim. Kolom tanggal diisi dengan tanggal diterima untuk surat masuk dan tanggal dikirim untuk surat keluar.
- Kolom tanggal M/K di isi dengan tanggal pada saat surat dicatat ke dalam buku agenda.
- Kolom surat terdiri dari 3 kolom yaitu kolom tanggal, nomor dan perihal diisi sesuai suratnya.
- Kolom dari/kepada di isi nama instansi/organisasi yang dituju untuk surat keluar dan alamat pengirim untuk surat masuk.
- Kolom kode klasifikasi dapat di isi dengan pengkodean surat sesuai dengan sistem yang digunakan pada saat menyimpan surat.
- Kolom keterangan diisi apabila surat tersebut terdapat lampiran.
b. Buku agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam dua buku tersendiri yaitu buku agenda surat masuk dan buku untuk surat keluar. Bentuk kolom yang digunakan sama dengan buku agenda tunggal, namun penggunaan kolom “dari/kepada” akan disendirikan sesuai jenis suratnya.
Buku agenda surat masuk akan menjadi kolom “dari” dan untuk buku agenda surat keluar akan menjadi kolom “kepada” Prosedur penulisan dalam buku agenda kembar sama dengan agenda tunggal.
c. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku yang tebagi dalam dua halaman. Halaman buku yang berada disebelah kiri adalah untuk pencatatan surat keluar dan lembar halaman sebelah kanan digunakan untuk pencatatan surat masuk.
2. Pencatatan dengan sistem kartu kendali
Kartu kendali merupakan kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar yang tergolong ke dalam surat penting. Sedangkan untuk surat biasa dan rahasia akan menggunakan lembar surat biasa dan lembar surat rahasia.
Pencatatan dengan sistem kartu kendali sering dikenal dengan sistem modern oleh karena pencatatannya yang lebih praktis dibanding dengan sistem buku agenda. Sistem ini menggunakan kartu rangkap tiga.
Kartu ini dibuat dengan ukuran 10 cm × 15 cm dalam tiga warna yang berbeda sesuai ketentuan kantor, ada yang menentukan lembar kesatu berwarna kuning/putih, lembar kedua berwarna hijau biru dan lembar ketiga dengan warna merah.
Dalam pencatatan cukup dilakukan sekali catat sudah ter-copy sampai rangkap tiga. Pada umumnya format kartu kendali menggunakan kertas non carbon required (NCR). Kertas yang tidak menggunakan kertas karbon untuk membuat tulisan rangkap dalam sekali menulis.
Setiap lembar kertas sudah secara langsung mengandung tinta karbon. Seperti yang banyak digunakan untuk form bukti penarikan atau setoran pada layanan perbankan. Lembar pertama kartu kendali akan menjadi bukti pencatatan oleh bagian penerima atau pencatat surat sebagai ganti buku agenda.
Lembar kedua dan ketiga digunakan untuk bagian pengolah apabila surat tersebut diteruskan kepada pelaksana. Pihak pelaksana akan menerima surat untuk ditindaklanjuti yang dilampiri dengan lembar kedua dan ketiga kartu kendali untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada pihak pengolah.
Kartu kendali lembar kedua akan disimpan oleh bagian pengolah sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan dan diselesaikan. Lembar tiga tersimpan sebagai arsip.
Post a Comment