Pengertian sarana dan prasarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), terbagi atas dua kata, yang pertama sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Kata yang kedua prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Atau lebih mudahnya Sarana adalah benda-benda bergerak dan prasarana adalah benda benda yang tidak bergerak.
Moenir (1992 : 119) menjelaskan pengertian sarana dan prasarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja.
Sarana dalam pengertian tersebut sarana dijelaskan sebagai alat utama, sedangkan prasarana sebagai perlengkapan atau alat pembantu. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen akan disesuaikan dengan kebutuhan layanan dokumen maupun layanan bisnis. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pada layanan dokumen meliputi.
1. Map, business file, ordner, dan folder
Map, business file, ordner, dan folder merupakan sarana menyimpan dokumen. Sarana penyimpanan tersebut memiliki model dan jenis yang bervariasi baik warna dan bahan yang digunakan.
2. Tray dan Stand file dokumen
Tray dan stand file dokumen di atas merupakan sarana penyimpanan map atau business file. Umumnya jenis sarana ini terletak di atas meja atau didekat meja kerja, oleh karena itu jenis dokumen yang disimpan dalam map atau business file ini merupakan dokumen aktif dan dinamis.
3. Rak dokumen
Rak dokumen merupakan tempat untuk menyimpan dokumen yang disusun dalam ordner. Ordner merupakan tempat dokumen manual berupa lembaran kertas. Pengelompokkan ordner dapat dilakukan berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.
4. Lemari
Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan ordner. Bahan lemari arsip dapat terbuat dari besi, kayu atau plastik yang didalamnya terdiri dari beberapa susun rak. Lemari arsip ini dapat dikatakan rak yang tertutup, sehingga dokumen akan lebih aman dari debu dan kerusakan fisik yang mungkin terjadi.
5. Filling cabinet
Filling cabinet merupakan tempat penyimpanan map untuk dokumen yang berupa laci. Disetiap laci terdapat kawat pengait untuk menyusun map dokumen. Oleh karena itu jenis map yang digunakan dalam hal ini adalah map gantung.
6. Internal disk/hard disk drive (HDD)
HDD adalah perangkat keras yang berada di unit prosesor komputer (CPU). Perangkat ini merupakan sarana penyimpanan data di komputer. Tampilan yang terdapat dalam layar komputer adalah pada bagian menu my computer dan menu libraries.
7. Hard disk eksternal
Hard disk eksternal merupakan alat penyim-panan data yang portable dan berkapasitas besar, serta dapat digunakan kapan saja dengan menghubungkan USB ke laptop atau komputer.
8. Flashdisk
Flashdisk adalah sebuah sarana penyimpanan data eksternal yang dihubungkan langsung pada USB komputer atau laptop. Flashdisk memiliki fungsi yang sama dengan hard disk eksternal namun kapasitas penyimpanannya lebih kecil.
9. Memory card atau kartu memori
Memory Card (MC) adalah alat yang dipakai untuk media penyimpanan data digital pada sebuah perangkat elektronik seperti gadget yang berupa kamera digital dan handphone data digital tersebut dapat berupa gambar, audio dan video.
10. Penyimpanan awan (cloud storage)
Tempat penyimpanan google drive dan dropbox merupakan tempat penyimpanan virtual yang berada di cloud atau di awan. Pada penyimpanan ini orang tidak lagi membawa berbagai alat secara fisik terlihat. Tempat penyimpanan di awan ini akan dapat dibuka dan dilihat dimanapun dengan menggunakan media smartphone, laptop, atau komputer.
Post a Comment