Dalam pemahaman kantor di atas merupakan pengertian kantor secara sederhana dan dapat dilihat. Namun dalam perkembangannya sekarang ini kantor dalam bentuk virtual sudah banyak dijumpai di sekolah seperti halnya pembelajaran di google class, moodle atau yang lain.
Dalam contoh tersebut kantor diartikan dalam bentuk maya atau hanya terlihat melalui media elektronik sehingga setiap kegiatan yang dilakukan dapat dikerjakan secara otomatisasi. Untuk lebih memahami tentang pengertian manajemen perkantoran dan layanan bisnis berikut kita pahami tahap demi tahap.
1. Pengertian Kantor
Kantor menurut etimologi bahasa Inggris “Office” berarti tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. Dalam bahasa Belanda kantor berasal dari kata “Kantoor” yang berarti ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain.
Dari pengertian tersebut kantor dapat diartikan secara dinamis dan secara statis. Pengertian kantor secara statis menurut Rasto (2015), merupakan tempat kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data/ informasi.
Dari pengertian tersebut berarti kantor diartikan secara statis. Pengertian kantor secara dinamis yakni proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arti kantor secara fisik merupakan bangunan, ruang atau tempat kerja, sedangkan secara dinamis diartikan sebagai proses kegiatan yang dilakukan di dalam ruang, tempat kerja.
Dalam pengertian kantor secara dinamis inilah, maka manajemen merupakan hal penting untuk mengarahkan, menggerakkan dan mengendalikan setiap unsur dalam sebuah kantor tersebut. Tugas manajemen adalah menetapkan tujuan organisasi dan berupaya untuk mencapainya.
Dengan demikian sebuah organisasi harus memahami tujuan yang jelas dan membuat sebuah sistem untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Menurut Rao (2000) Istilah sistem berasal dari konsep “sistematic” yang mengacu pada pendekatan yang terorganisasi dan teratur untuk memecahkan masalah.
Dalam konsep manajemen perkantoran, sistem dapat dianggap sebagai pendekatan yang direncanakan untuk suatu kegiatan dalam upaya mencapai tujuan. Dengan demikian, sistem akan menjadikan sebuah layanan atau kegiatan pada suatu organisasi, perusahaan atau kantor menjadi jelas.
Sebagai contoh layanan bidang jasa tranportasi online, untuk mendapatkan pelayanan calon konsumen harus memiliki syarat aplikasi di smartphone miliknya. Melalui aplikasi tersebut, akan terlihat mekanisme atau prosedur layanan sampai pada umpan balik layanan itu diterima oleh konsumen.
Umpan balik ini merupakan hasil evaluasi bagaimana sebuah sistem dalam pelayanan jasa transportasi itu diterima dan dirasakan oleh konsumen.
2. Fungsi Kantor
Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh karena itu, peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk menyelenggarakan kegiatan pelayanan setiap harinya.
Fungsi kantor menurut Sumathy, dkk. (2011) dibedakan menjadi fungsi rutin atau fungsi pokok, dan fungsi penunjang atau fungsi administratif. Sedangkan Balachandran dan Chandrasekaran (2009) membedakan fungsi kantor ke dalam fungsi pokok dan fungsi tambahan.
Dari kedua pendapat tersebut, maka fungsi kantor dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi pendukung. Fungsi utama kantor menurut Rao (2000) adalah sebagai berikut :
a) Menerima Informasi
Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan eksternal. Sumber internal diperoleh dari unitunit kerja yang ada di dalam organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan lain.
Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat, laporan, pesan telepon, facsimile, e-mail, surat kabar, dan perundangan yang berlaku.
b) Merekam informasi
Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka fungsi selanjutnya adalah merekam informasi. Langkah pertama merekam informasi adalah menyortir informasi ke dalam kategori atau kelompok tertentu.
Contohnya, informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik ke dalam bagian pesanan. Informasi mengenai urusan keuangan dicatat dalam bagian keuangan dan lain sebaginya.
Pencatatan dilakukan secara otomatisasi melalui sistem komputer yang memudahkan pegawai dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.
c) Mengolah informasi
Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/ informasi harus dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik atau sistem yang handal dalam mengolah data tersebut secara sistematis.
Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan, laporan statistik, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan jenis usaha yang dijalankan.
d) Mendistribusikan Informasi
Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan, selanjutnya akan didistribusikan kepada pihakpihak yang membutuhkan. Pendistribusian informasi tersebut dapat dilakukan menggunakan komunikasi baik secara lisan atau tulis. Pada proses pendistribusian perlu diperhatikan waktu pendistribusian, agar informasi tidak menjadi kadaluarsa atau expired.
Post a Comment