Pengadaan Kebutuhan Logistik Kegiatan Usaha
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.
Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi.
Pengertian pengadaan juga dipahami sebagai segala kegiatan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.
Pengadaan dapat memengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam proses tersebut, karena itu pengadaan harus dianggap sebagai fungsi yang strategis dalam manajemen logistik, dimana dalam pelaksanaan pengadaan ini harus tersedia dalam jumlah yang cukup, pada waktu yang tepat dan harus diganti dengan cara berkesinambungan dan teratur.
Dengan pelaksanaannya yang diatur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Beberapa cara yang dilakukan untuk kegiatan pengadaan logistik bagi suatu organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:
Pembelian
Pembelian adalah suatu pristiwa atau tindakan yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa dengan menggunakan alat transaksi yang sah dan sama-sama memiliki kesepakatan dalam transaksinya, dalam pembelian terkadang akan terjadi tawar menawar antara pembeli dan penjual hingga mendapatkan kesepakatan harga yang kemudian akan melakukan transaksi penukaran barang atau jasa dengan alat tukar yang sah dan di sepakati kedua belah pihak.
Menurut Galloway (2000) “The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
Dalam konteks logistik pembelian merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah barang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
Setelah transaksi pembelian selesai maka hak milik barang tersebut pindah dari penjual ke pembeli. Pengadaan logistik dengan cara ini adalah yang paling dominan dan paling mudah dilakukan (Dwiantara dan Sumarto, 2004).
Meskipun pembelian adalah cara pengadaan barang yang paling umum dan paling mudah dilaksanakan, namun tetap harus memperhatikan prinsip-prinsip pembelian yang baik.
Tujuannya adalah agar unit logistik tidak salah membeli, tidak kemahalan dan barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Prinsip-prinsip pembelian barang yang baik adalah sebagai berikut:
a. The Right Price
The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
Untuk mendapatkan harga yang tepat unit logistik bagian pengadaan harus melakukan studi banding (perbandingan) terhadap harga-harga barang yang akan dibeli di pasar ke berbagai suppier, sehingga bisa mendapatkan harga termurah tentunya dengan spesifik barang yang sama.
b. The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Unit logistik juga harus tahu berapa kebutuhan pembelian kita. Pembelian barang dengan jumlah sedikit tentu berbeda dengan pembelian dalam jumlah yang besar.
Untuk mendapatkan jumlah barang dalam jumlah yang besar maka unit logistik harus mencari supplier besar (main dealer) sehingga dapat mendapatkan jumlah barang yang sesuai.
c. The Right Time
Waktu merupakan hal penting dalam proses pengadaan. Jangan sampai terjadi keterlambatan pembelian barang, karena hal ini akan mengganggu proses operasional organisasi.
d. The Right Place
Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
e. The Right Quality
Mutu barang harus menjadi perhatian khusus bagi unit logistik. Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. Mutu barang ini harus sesuai dengan standar yang ditentukan oleh perusahaan/organisasi.
f. The Right Source
Mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quality.
Peminjaman
Untuk memenuhi kebutuhan logistik yang dibutuhkan, organisasi tidak harus melakukan usaha pembelian. Organisasi/ perusahaan juga dapat mengadakan barang-barang yang dibutuhkan dengan cara meminjam.
Menurut (Dwiantara dan Sumarto, 2004) meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan cara tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apapun.
Pemenuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan logistik yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik bagi suatu organisasi.
Secara sederhana, pinjaman dapat diartikan sebagai barang atau jasa yang menjadi kewajiban pihak yang satu untuk dibayarkan kepada pihak lain sesuai dengan perjanjian tertulis ataupun lisan, yang dinyatakan atau diimplikasikan serta wajib dibayarkan kembali dalam jangka waktu tertentu.
Dalam konteks meminjam barang, barang yang dipinjam itu pada saatnya harus dikembalikan sesuai dengan kesepakatan. Meminjam berarti memakai barang (uang dan sebagainya) orang lain untuk waktu tertentu (kalau sudah sampai waktunya harus dikembalikan).
Dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Bab XII Bagian 1 dijelaskan bahwa pinjam pakai adalah suatu perjanjian dalam mana pihak yang satu menyerahkan suatu barang untuk dipakai dengan cuma-cuma kepada pihak lain, dengan syarat bahwa pihak yang menerima barang itu setelah memakainya atau setelah lewat waktu yang ditentukan, akan mengembalikan barang itu.
Orang yang meminjamkan itu tetap menjadi pemilik mutlak barang yang dipinjamkan itu. Disinilah pentingnya bagi organisasi mengusahakan pemenuhan barang-barang logistik secara pembelian agar tidak tergantung pada pihak lain.
Menyewa
Menyewa berarti melakukan pinjaman kepada pihak lain dengan memberikan imbalan/kontraprestasi sesuai dengan perjanjian/kesepakatan kedua belah pihak.
Sebagaimana pemenuhan logistik dengan cara pinjaman, pemenuhan barang dengan cara menyewa juga hendaknya hanya dilakukan oleh unit logistik untuk barang-barang yang tidak terlalu vital dan sifatnya sementara. Sedapat mungkin organisasi mengupayakan tanpa melalui sewa menyewa.
Menurut Pasal 1548 KUH Perdata menyebutkan bahwa : perjanjian sewa-menyewa adalah suatu perjanjian, dengan mana pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainya kenikmatan dari suatu barang, selama waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga, yang oleh pihak tersebut belakangan telah disanggupi pembayaranya.
Sedangkan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia sewa berarti pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa dan menyewa berarti memakai dengan membayar uang sewa.
Jika terpaksa harus melakukan penyewaan barang maka organisasi/perusahaan harus memperhatikan benar-benar resiko yang mungkin ditimbulkan.
Resiko ini dimaknai sebagai kewajiban untuk memikul kerugian yang disebabkan oleh suatu peristiwa yang terjadi di luar kesalahan salah satu pihak, yang menimpa barang yang menjadi obyek dari suatu perjanjian.
Risiko merupakan suatu akibat dari suatu keadaan yang memaksa (Overmacht) sedangkan ganti rugi merupakan akibat dari wanprestasi. Pembebanan risiko terhadap obyek sewa didasarkan terjadinya suatu peristiwa diluar dari kesalahan para pihak yang menyebabkan musnahnya barang/obyek sewa.
Musnahnya barang yang menjadi obyek perjajian sewa-menyewa dapat dibagi menjadi dua macam yaitu :
a. Musnah secara total (seluruhnya)
Jika barang yang menjadi oyek perjanjian sewa-menyewa musnah yang diakibatkan oleh peristiwa di luar kesalahan para pihak maka perjanjian tersebut gugur demi hukum.
Pengertian musnah disini berarti barang yang menjadi obyek perjanjian sewamenyewa tidak lagi bisa digunakan sebagai mana mestinya, meskipun terdaat sisa atau bagian kecil dari barang tersebut masih ada.
Ketentuan tersebut diatur di dalam pasal 1553 KUH Perdata yang menyatakan jika musnahnya barang terjadi selama sewa-menyewa berangsung yang diakibatkan oleh suatu keadaan yang diakibatkan oleh suatu keadaan yang tidak bisa dipertanggung jawabkan pada salah satu pihak maka perjanjian sewa-menyewa dengan sendirinya batal.
b. Musnah sebagian
Barang yang menjadi obyek perjanjian sewa-menyewa disebut musnah sebagian apabila barang tersebut masih dapat di gunakan dan dinikmati kegunaanya walaupun bagian dari barang tersebut telah musnah. Jika obyek perjanjian sewa-menyewa musnah sebagian maka penyewa mempunyai pilihan, yaitu:
(a) Meneruskan perjanjian sewa-menyewa dengan meminta pengurangan harga sewa,
(b) Meminta pembatalan perjanjian sewa-menyewa.
Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan salah satu upaya pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara membuat barang-barang yang dibutuhkan. Pembuatan barang-barang kebutuhan logistik ini harus benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan organisasi baik dari sisi waktu maupun kualitas barang.
Pemilihan cara ini juga harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya dan jangan sampai mengorbankan usaha-usaha pokok organisasi/perusahaan.
Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain yang dibutuhkan oleh organisasi/ perusahaan.
Pemilihan metode/cara ini harus mempertimbangkan faktor saling menguntungkan di antara kedua belah pihak dan barang yang dipertukarkan harus merupakan barang yang sifatnya kelebihan/berlebihan yang dipandang tidak memiliki daya guna untuk perusahaan.
Cara ini cukup efektif dalam rangka untuk meningkatkan efektifitas barang-barang yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan. Barang-barang yang berlebih menjadi tidak mubazir karena tidak terpakai tetapi dapat ditukar dengan barang lain yang lebih berguna.
Substitusi
Pengadaan barang melalui cara substitusi adalah penggantian barang-barang yang dibutuhkan dengan barang-barang lain yang sejenis yang dapat menggantikan fungsi barang yang dibutuhkan secara baik dan cocok.
Dengan cara ini, barang yang dibutuhkan tidak harus sama persis dengan permintaan unit kerja tetapi tetap dapat dimanfaatkan tanpa mengurangi kinerja unit kerja. Susbtitusi ini sebaiknya dilakukan jika barang yang dibutuhkan benar-benar tidak tersedia di pasaran, dan tidak bisa diusahakan baik dengan cara sewa, pinjam maupun dibuat sendiri.
Pemberian/ hadiah
Meski jarang terjadi, tetapi pengadaan barang melalui proses pemberian (hibah) atau hadiah tetap bisa menjadi salah satu alternatif. Hibah/pemberian barang ini diberikan oleh pihak lain tanpa adanya ikatan yang dapat merugikan organisasi/perusahaan.
Oleh sebab itu sebelum menerima hibah/pemberian unit logistik harus benar-benar mengkaji dampak-dampak yang tidak diinginkan di kemudian hari.
Perbaikan/rekondisi
Dalam rangka meningkatkan efisiensi penggunaan barangbarang yang ada di organisasi maka unit logistik hendaknya memiliki tenaga terampil yang dapat melakukan usaha-usaha perbaikan (repair) terhadap barang-barang logistik yang mengalami kerusakan, terutama kerusakan ringan.
Namun demikian, unit logistik tetap harus mempertimbangkan untuk mengadakan barang yang baru jika tingkat kerusakan barang yang ada sudah parah.
Jika kerusakan telah cukup parah dan tetap dipaksakan untuk direkondisi, dikhawatirkan biaya perawatannya akan lebih mahal dibandingkan dengan mengadakan barang yang baru.
Unit logistik dapat menggunakan berbagai cara yang disebutkan di atas baik secara sendiri-sendiri maupun secara bersama-sama. Bisa jadi pada saat pengadaan barang digunakan metode pembelian, sewa, peminjaman, substitusi dan sebagainya.
Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan dan kondisi keuangan organisasi/perusahaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tidak ada cara yang paling baik dibandingkan dengan cara yang lain.
FAQ
Post a Comment