Fungsi Administrasi Dalam Pelayanan Kantor Kecamatan

Table of Contents

Meningkatkan kualitas layanan publik merupakan suatu cita-cita yang diharapkan oleh setiap lembaga, baik lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta, demikian halnya, dengan Kecamatan Barombong.

Untuk memberikan pelayanan yang maksimal tentunya harus memiliki kriteria yang mampu menjadi pijakan atau acuan dalam pelaksanaan administrasi.

Adapun fungsi administrasi perkantoran yang mampu memberikan pelayananan yang baik maka dapat di lihat dari teori Quible (2001:175) menjelaskan lima jenis fungsi administrasi perkantoran (office support functions) dalam pelayanan organisasi, yaitu: fungsi manajerial, interpersonal, teknis, rutin, dan analisis (fungsi MITRA).

Fungsi Manajerial

Quible (2001:175) mengungkapkan bahwa fungsi manajerial dalam organisasi berkaitan antara lain dengan pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi. Kaitannya dengan fungsi manajerial dalam pelayanan pada Kecamatan Barombong Kabupaten Gowa.

Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Dari standar tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai hasil kerja (kinerja) pegawai serta akan memudahkan dalam melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.

Sejalan dengan pernyataan di atas, Pasal 2 ayat (4) butir b Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 yang kemudian diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 memberikan kewenangan kepada pemerintah (pusat) untuk menetapkan pedoman standar pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan oleh (pemerintah) kabupaten dan kota termasuk di bidang pemerintahan terkhusus di Kecamatan Barombong Kabupaten Gowa. 

enjelasan tersebut di atas memberikan pemahaman bahwa fungsi manajerial dalam pelayanan administrasi di Kecamatan Barombong Kabupaten Gowa berkaitan dengan proses pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi yaitu adanya usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana pelayanan administrasi, sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien melalui suatu standar kinerja atau prosedur yang jelas.

Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal menurut Quible (2001:175) yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim.

Peningkatan kinerja dalam hal komunikasi interpersonal akan mendorong kinerja sumber daya manusia secara keseluruhan dan memberikan feed back yang tepat terhadap perubahan perilaku yang direfleksikan dalam kenaikan produktivitas.

Penjelasan di atas menunjukkan fungsi interpersonal dalam pelayanan administrasi di Kecamatan Barombong Kabupaten Gowa berkaitan dengan kemampuan unit pelayanan untuk melakukan komunikasi dan koordinasi yang efektif.

Fungsi Teknis

Fungsi teknis menurut Quible (2001:175) yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai seperti familieritas dengan beberapa software.

Secara teknis di Kantor Kecamatan untuk mengarsipkan atau menyimpan data yang ada membutuhkan suatu sistem yang mampu menyimpan secara sistematis dan mudah untuk ditemukan kembali.

Sehingga dengan sistem yang digunakan mampu memberikan konstribusi yang sangat berarti dalam pelaksanaan pelayanan administrasi.

Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa fungsi teknis dalam pelayanan administrasi berkenaan dengan pemanfaatan teknologi yang terintegrasi untuk mempermudah proses pemberian pelayanan kepada masyarakat.

Fungsi Rutin

Fungsi rutin menurut Quible (2001:175) yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran minimal seperti pencatatan, pendokumentasian, pengarsipan, dan lain-lain.

Mengacu pada pendapat Gie (2009:16), fungsi rutin berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan. Penjelasan tersebut, memberikan pemahaman bahwa dalam pelayanan administrasi berkaitan dengan kegiatan pencatatan, pendokumentasian dan pengarsipan yang berkaitan dengan pelayanan di kantor kecamatan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa rekaman atau catatan yang mencerminkan setiap langkah upaya yang dilakukan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat agar menggambarkan juga kerapihan, kecepatan dan ketepatan dalam pelayanan administrasi kantor kecamatan.

Fungsi Analisis

Fungsi analisis menurut Quible (2001:175) yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan.

Sistem ini menyediakan informasi tentang keadaan masa lampau, masa kini dan masa yang akan datang dan tentang kejadian relevan di dalam dan di luar organisasi yang bersangkutan.

Uraian tersebut, memperjelas bahwa fungsi analisis dalam pelayanan administrasi berkaitan dengan kemampuan dan pengetahuan untuk menganalisis data masyarakat untuk digunakan dalam rangka pengambilan keputusan.

Mengenai fungsi administrasi perkantoran (office support functions) dalam pelayanan organisasi dapat dipahami bahwa pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi, aktifitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lainnya.

Sejalan dengan hal ini, Sukoco (2007:31) memberi ketegasan tentang pentingnya organisasi dalam memadukan semua komponen tersebut guna mencapai tujuan.

Berdasarkan pembahasan di atas dapat dipahami bahwa sistem pelayanan administrasi perkantoran merupakan bagian integral dari pelayanan masyarakat yang berperan mendukung pencapaian tujuan dalam meningkatkan pelayanan masyarakat.

Sejauhmana keberhasilan fungsi birokrasi administrasi perkantoran dilaksanakan dalam memberikan pelayanan bergantung pada keberhasilan aparat.

Dengan demikian dapat ditegaskan bahwa keberhasilan aparatur dalam penyelenggaraan fungsi dan kegiatan sistem pelayanan administrasi perkantoran menjamin kesuksesan dan pencapain tujuan organisasi.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan fungsi administrasi dalam pelayanan kantor kecamatan?

Fungsi administrasi dalam pelayanan kantor kecamatan adalah serangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pencatatan, pengarsipan, pengawasan, dan pelayanan kepada masyarakat. Tujuannya adalah memastikan seluruh layanan publik berjalan efektif, efisien, transparan, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Mengapa fungsi administrasi penting di kantor kecamatan?

Administrasi berperan penting karena menjadi dasar dalam pengelolaan pelayanan publik. Dengan administrasi yang baik, proses pembuatan dokumen, pengelolaan data penduduk, hingga penyampaian informasi kepada masyarakat dapat dilakukan secara cepat, akurat, dan tertib.

3. Bagaimana digitalisasi memengaruhi fungsi administrasi kantor kecamatan?

Digitalisasi membuat pelayanan administrasi menjadi lebih cepat, efisien, dan transparan. Sistem informasi administrasi membantu mempercepat pencarian data, mengurangi penggunaan dokumen fisik, serta memudahkan masyarakat dalam mengakses layanan secara daring.