Asas Pengorganisasian Kantor

Table of Contents

Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan dapat tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terjadi pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi.

Pekerjaan kantor yang makin banyak, makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah desentralisasi.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat. Sedangkan desentralisasi adalah pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian keduanya harus dikerjakan.

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :

Asas sentralisasi (pemusatan)

Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).

Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain.

Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya.

Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah.

Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain: bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan sebagainya. Keuntungan asas sentralisasi :

1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.
2. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
3. Keseragaman dapat dicapai.
4. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan
5. Biaya pekerjaan kantor dapat dihemat
6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
7. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip.
8. Dapat dipekerjakan pihak spesialis yang cakap.
9. Mudah melakukan pengawasan.
10. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.

Sedangkan kerugian asas sentralisasi :

1. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.
2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
4. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
5. Lambat dalam pelaksanaan tugas.

Asas desentralisasi (pemencaran)

Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/ utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.

Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepala bagian bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja. 

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun di unit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.

Keuntungan asas desentralisasi antara lain :

• Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing
• Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan.
• Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syaratsyarat tertentu.
• Cepat dalam memproses pekerjaan kantor

Sedangkan kerugian asas desentralisasi antara lain :

• Pekerjaan akan terlalu bebas.
• Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.
• Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.
• Adanya pemborosan biaya
• Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
• Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

Asas campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku.

Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat.

Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Kobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran.

Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asas ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tata usaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fasilitas tersebut.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan asas pengorganisasian kantor?

Asas pengorganisasian kantor adalah prinsip-prinsip dasar yang digunakan untuk menyusun struktur organisasi, pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam sebuah kantor agar seluruh aktivitas administrasi berjalan secara efektif, efisien, dan terkoordinasi.

2. Mengapa asas pengorganisasian kantor penting bagi perusahaan?

Asas pengorganisasian kantor penting karena membantu menciptakan alur kerja yang jelas, mengurangi tumpang tindih pekerjaan, meningkatkan produktivitas karyawan, mempercepat pengambilan keputusan, serta mendukung pencapaian tujuan organisasi secara optimal.

3. Apa saja asas pengorganisasian kantor yang umum diterapkan?

Beberapa asas pengorganisasian kantor yang umum meliputi pembagian kerja, kesatuan perintah, rentang kendali, pendelegasian wewenang, koordinasi, spesialisasi, efisiensi kerja, serta keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang.