Sistem Informasi Manajemen dan Komunikasi Kantor

Table of Contents

Kemajuan teknologi saat ini berdampak pada akses informasi dan komunikasi terjadi dengan mudah dan cepat. Peluang ini banyak dimanfaatkan oleh kalangan bisnis untuk mempromosikan produk atau jasa, membangun relasi, mengontrol bisnis dengan mudah, dan melakukan kewirausahaan digital.

Manajemen perusahaan juga dapat memanfaatkan teknologi untuk mengelola perusahaan, sehingga dapat menekan biaya operasional.

Pengelolaan usaha kecil, menengah, dan industri besar saat ini sudah menerapkan sistem layanan secara online yang dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat atau kalangan internal perusahaan. Bagaimana sistem informasi itu mampu memengaruhi dalam pengelolaan usaha?

Dan seperti apakah sistem informasi manajemen yang diterapkan di dunia usaha layanan bisnis? Untuk menjawab pertanyaan tersebut marilah kita pelajari materi berikut.

Pengertian Data dan Informasi

Data, menurut Gie (2007), adalah hal peristiwa atau kenyataan lainnya yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar menyusun keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penerapan keputusan.

Davis (2011) mendefinisikan data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan-tindakan, dan hal-hal. Sebagai bahan mentah, data akan diolah menjadi sebuah informasi.

Pengertian data adalah gambar, tulisan, catatan, dari sebuah peristiwa, kejadian atau suatu hal yang memberikan pengetahuan atau pembuktian dari suatu hal untuk dijadikan sebagai dasar dalam menyusun sebuah informasi.

Jenis data menurut sumber pencariannya ada data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diambil dari sumber/ objek yang diamati secara langsung. Sedangkan data sekunder sumber pengambilan datanya diperoleh dari sumber lain yang terkait dengan objek aslinya.

Jenis data menurut bentuknya dapat berupa foto, gambar, tulisan, grafik, infografis, barang, atau benda lain yang memberikan informasi untuk dijadikan dasar dalam mengambil keputusan. Jenis data menurut sifatnya dikelompokan menjadi data kualitatif dan data kuantitatif.

Data kualitatif adalah data yang berupa deskripsi/ pernyataan dari objek yang diamati. Biasanya berbentuk tulisan. Sedangkan data kuantitatif merupakan data yang menggambarkan hasil survei atau penelitian yang berbentuk angka, grafik atau bentuk lain yang dinyatakan dengan jumlah angka.

Metode pengumpulan data dapat dilakukan melalui penelitian dokumen, pengamatan atau observasi langsung, interviu/wawancara, dan survei atau kuesioner. Informasi merupakan serangkaian, data yang diolah menjadi suatu hal yang dapat berguna dalam mengambil kesimpulan atau keputusan.

Fungsi data dan informasi bagi sebuah usaha atau organisasi merupakan hal yang sangat penting. Dari penjelasan di atas adanya data dan informasi akan menjadikan sebuah kebijakan organisasi dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian fungsi data dan informasi akan mampu menentukan arah dari kebijakan yang akan diambil. Melalui kebijakan organisasi yang tepat maka adanya data dan informasi juga akan dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan evaluasi sebuah kegiatan atau pekerjaan yang telah dilakukan.

Dalam hal ini fungsi data dan informasi yang diperoleh adalah data yang telah dilakukan atau data terkini dari suatu pekerjaan dan kegiatan. Apakah sebuah kegiatan dapat dikatakan berjalan dengan baik dan lancar?

Pertanyaan tersebut akan terjawab apabila data/informasi dalam pelaksanaan kegiatan menunjukkan hasil yang positif atau baik. Data hasil kegiatan atau pekerjaan sebuah organisasi dapat berfungsi untuk menciptakan efisiensi biaya yang dikeluarkan oleh organisasi.

Penghematan biaya atau efisiensi ini terjadi apabila data dan informasi yang digunakan itu pasti dan valid. Sebagai contoh data peserta dalam suatu acara.

Apabila jumlah peserta yang hadir itu valid dan dapat dipastikan kehadirannya, maka jumlah biaya yang dikeluarkan untuk akomodasi peserta juga akan dapat dipastikan tepat guna. Fungsi lain dari data dan informasi adalah mampu memberi inovasi bagi pekerja dalam menciptakan sebuah karya.

Kadang dalam membuat sebuah karya akan selalu belajar untuk melihat data atau membaca informasi guna memberi wawasan yang berbeda dengan hasil pemikiran kita. Dalam hal ini data dan informasi yang diperoleh akan mendorong untuk memiliki sebuah kreasi dan inovasi dalam sebuah karya atau pola pikir baru.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau yang sering dikenal dengan SIM secara etimologi berasal dari bahasa Inggris yakni management information system yang berarti sekelompok atau sekumpulan proses dimana data dapat diolah, dianalisis dan ditampilkan supaya data tersebut menjadi berguna untuk menunjang dan mengendalikan operasi perusahaan.

Pengertian SIM menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah sistem yang memproses data dan menyiapkan informasi yang diperlukan.

Sistem informasi manajemen berasal dari kata sistem yang merupakan kumpulan atau rangkaian dari unit-unit atau elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Handoko (2012) menyatakan “Sistem informasi manajemen adalah suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumber daya manusianya”.

Penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem adalah kumpulan unsur yang berupa aktivitas/proses/ elemen yang terintegrasi dan saling bekerjasama.
2. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang terorganisir dan diolah melalui metode tertentu hingga memiliki makna bagi si penerima.
3. Manajemen menurut Mary Parker merupakan seni dalam menjalankan tugas melalui orang lain (the art of getting things done through people).

Dari ketiga pendapat tentang pengertian sistem informasi manajemen maka secara umum dapat disimpulkan pengertian sistem informasi manajemen adalah kumpulan atau gabungan beberapa sistem yang digunakan oleh organisasi/perusahaan dalam operasionalnya yang berhubungan dengan fungsi manajemen.

Sebagai sebuah sistem dan informasi, maka bagi organisasi/perusahaan yang menggunakannya akan lebih mudah dan cepat dalam memberikan layanan usahanya dan pengelolaan internal organisasinya. Hal ini berarti bahwa SIM memiliki fungsi penting bagi perusahaan. Fungsi utama sistem informasi manajemen adalah :

1. Memudahkan bagi pihak manajemen menjalankan fungsinya mulai dari perencanaan, pengawasan, pengarahan, serta pendelegasian tugas pada seluruh unit/bagian yang ada dalam struktur organisasi.
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi akan data yang tersedia secara akurat dan realtime.
3. Meningkatkan produktivitas dan menghemat anggaran organisasi.
4. Mengembangkan mutu dan kualitas SDM yang disebabkan adanya koordinasi unit kerja yang sistematis.

Memahami begitu besar fungsi sistem informasi manajemen dalam organisasi/perusahaan, tentunya secara langsung memberi manfaat penting bagi organisasi atau perusahaan. Beberapa manfaat yang terlihat pada penggunaan sistem informasi manajemen adalah.

1. Menyediakan informasi yang digunakan dalam proses perhitungan keuangan dari hasil usaha secara otomatis.
2. Menyediakan informasi dalam rangka pengambilan keputusan penting.
3. Menyediakan informasi yang digunakan dalam merumuskan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi untuk melakukan perbaikan.

Agar dalam penggunaan informasi dapat akurat untuk pengambilan keputusan/kebijakan, maka informasi tersebut harus memiliki standar kualitas dan siap digunakan sesuai peruntukannya. Ciri-ciri informasi yang berkualitas adalah.

1. Akurat

Data yang diterima dan diolah harus data yang akurat artinya sumber, data dapat dipertanggungjawabkan dan prosesnya menggunakan sistem yang sesuai prosedur.

2. Relevan

Relevan berarti informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan masalah yang dihadapi.

3. Tepat waktu

Ketersediaan informasi terkini menjadi prioritas utama agar kualitas terjaga. Informasi harus terkini sesuai dengan perubahan yang terjadi.

4. Lengkap

Informasi dapat disebut lengkap apabila mampu menjawab pertanyaan/ kebutuhan pengguna.

Prosedur Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Prosedur penggunaan sistem informasi manajemen yang diterapkan di setiap organisasi akan menyesuaikan jenis sistem informasi yang digunakan. Berbagai jenis komunikasi di atas memiliki prosedur kerja atau standar kerja yang berbeda dalam penggunaanya.

Namun demikian, dalam menggunakan sistem informasi selalu dimulai dengan langkah yang sama yaitu :

1. Pengguna dalam hal ini merupakan komponen fungsional yang akan memberikan instruksi untuk menjalankan sebuah sistem informasi harus melakukan download atau login pada sistem yang tersedia. Download terhadap sistem biasanya digunakan untuk jenis sistem informasi yang bersifat rutin dan selalu digunakan. Login untuk memasuki sistem biasanya digunakan untuk jenis sistem terbatas atau khusus di lingkup satu organisasi atau unit tertentu saja.
2. Setelah masuk dalam sistem, dilanjutkan dengan mengklik menu yang dibutuhkan sesuai fungsi manajemen perusahaan/organisasi.
3. Masuk pada menu pilihan, maka pada setiap tampilan sistem informasi akan dilanjutkan dengan perintah seperti “next” atau ”Lanjut”.
4. Langkah berikutnya akan ditampilkan menu pilihan lagi dan dilakukan klik terhadap pilihan yang dikehendaki. Seterusnya sampai selesai.
5. Tahap penyelesaian sistem akan meminta data untuk disimpan biasanya berupa perintah “submit” atau “simpan”.
6. Setelah dinyatakan data tersimpan maka sistem akan memberikan instruksi bahwa data berhasil tersimpan.

Pengguna dapat menutup sistem tersebut dari jendela atau melakukan logout. Salah satu manfaat dari sistem informasi sekarang ini dapat memberi akses informasi bagi masyarakat.

Akses informasi melalui internet merupakan sebuah komunikasi manusia dengan sistem layanan internet melalui internet service provider (ISP). Layanan ISP dapat digunakan apabila membayar biaya langganan atau abonemen.

Jenis ISP dapat berupa internet kabel dan tanpa kabel atau nirkabel. Komunikasi di dunia maya sama dengan komunikasi di dunia nyata. Keduanya memiliki etika atau prosedur yang harus diterapkan untuk memberi kesan pada orang lain hal yang baik dan benar.

Namun tak jarang dengan tanpa bertatap muka langsung, justru kadang membuat orang menjadi lebih berani untuk melakukan hal-hal yang tidak baik. Untuk itu pentingnya etika yang menjadi prosedur kerja dalam mengakses informasi di internet perlu diketahui untuk menghindarkan hal-hal yang kurang baik. Prosedur pencarian data dan informasi melalui internet antara lain :

1. Pastikan komputer tersambung dengan jaringan internet dan pastikan smartphone memiliki kuota.
2. Buka browser.
3. Ketik kata kunci yang akan di cari dalam kotak dialog.
4. Baca dan pilih informasi yang muncul pada layar monitor.
5. Klik judul informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Download informasi tersebut.
7. Tulis sumber informasi yang dikutip dan waktu mengutip informasi tersebut.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kantor?

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kantor adalah sistem yang digunakan untuk mengelola, mengolah, menyimpan, dan menyajikan informasi agar proses kerja kantor menjadi lebih efektif dan efisien. SIM membantu manajemen dalam mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.

2. Apa tujuan utama dari Sistem Informasi Manajemen di kantor?

Tujuan utama Sistem Informasi Manajemen Kantor adalah meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat aliran informasi, mendukung pengambilan keputusan, mengurangi kesalahan administrasi, serta membantu koordinasi antarbagian dalam organisasi.

3. Apa saja fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam pekerjaan kantor?

Fungsi SIM dalam pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data, pengolahan informasi, penyimpanan dokumen, pengendalian aktivitas kerja, pembuatan laporan, serta membantu komunikasi dan koordinasi antarpegawai.