Prosedur Perawatan Dokumen

Table of Contents

Informasi dalam arsip digital dengan mudah dapat dihapus, maupun dibuang secara tidak sengaja maupun secara sengaja oleh seseorang, atau dapat rusak akibat virus yang menjangkiti boot sector atau file yang dapat menyebabkan hilangnya data, dan juga usia dari hardware penyimpanan juga memiliki keterbatasan, apalagi hardware tersebut sering digunakan oleh banyak pengguna.

Untuk pemeliharaannya media/alat penyimpanan dapat diletakkan pada ruangan yang bersuhu antara 10oC sampai 50oC. Selain itu back up merupakan pemeliharaan yang tidak bisa diabaikan. Selain itu, media/alat penyimpanan juga perlu dilengkapi dengan antivirus.

Berbagai jenis aplikasi antivirus komputer, laptop, dan smartphone tersedia yang gratis maupun berbayar. Antivirus ini dapat digunakan untuk meminimalisir rusaknya dokumen elektronik yang kita miliki.

Seperti halnya pada arsip manual apabila terjadi penumpukan dokumen yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mampu menampung, maka arsip harus dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mudah oleh seseorang, organisasi atau perusahaan.

Hal ini terjadi media dalam penyimpanan secara elektronik juga memiliki keterbatasan ukuran dan kemampuan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan atau penghapusan dokumen elektronik adalah.

1. Dokumen yang dihapuskan adalah dokumen yang benar-benar telah disortir sebagai dokumen ganda atau sudah tidak memiliki nilai informasi lagi.
2. Pastikan file atau dokumen yang dihapus tidak dapat dilacak kembali.
3. Jika menjumpai arsip yang disimpan pada tempat penyimpanan tidak terbaca atau tidak dapat dihapus/rusak secara elektronik lebih baik dimusnahkan saja.

Proses layanan dokumen elektronik juga dapat dilakukan secara otomatis bahwa setiap orang/karyawan dapat mengakses informasi elektronik melalui sistem sesuai prosedur. Hal ini dapat dilakukan apabila teknik penyimpanannya dilakukan secara benar sesuai standar yang ditentukan.

Dengan kata lain penemuan kembali terhadap arsip elektronik dapat dilakukan dengan mudah, sehingga pekerjaan pengarsipan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Keuntungan dan kelemahan arsip elektronik adalah :

Keuntungan

1. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
3. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
4. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
5. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
6. Sebagai fasilitas back up arsip-arsip vital.

Kelemahannya

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan prosedur perawatan dokumen?

Prosedur perawatan dokumen adalah serangkaian langkah atau aturan yang dilakukan untuk menjaga kondisi dokumen agar tetap aman, rapi, mudah ditemukan, dan memiliki umur penyimpanan yang lebih panjang. Perawatan dokumen mencakup kegiatan penyimpanan, perlindungan, pemeliharaan, hingga pengamanan dokumen dari kerusakan.

2. Mengapa prosedur perawatan dokumen penting dilakukan?

Prosedur perawatan dokumen penting karena dokumen merupakan sumber informasi dan bukti administrasi yang harus dijaga keasliannya. Dengan perawatan yang baik, risiko kehilangan, kerusakan, pencurian data, atau kesalahan pengelolaan dokumen dapat diminimalkan.

3. Bagaimana cara merawat dokumen fisik agar tetap awet?

Dokumen fisik dapat dirawat dengan cara menyimpan di tempat yang kering, menggunakan map atau folder pelindung, menghindari paparan sinar matahari langsung, menjaga kelembapan ruangan, serta melakukan pemeriksaan rutin untuk mencegah kerusakan akibat jamur atau serangga.