Peralatan, Perlengkapan, dan Pekerjaan Kantor

Table of Contents

Setiap pekerjaan yang dilakukan selalu membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk membantu agar pekerja lebih cepat dan ringan dikerjakan.

Sebagaimana yang telah dibahas dalam bab sebelumnya mengenai sarana dan prasarana pengelolaan dokumen, bahwa dalam setiap kegiatan yang dilakukan di dunia kerja/kantor dan organisasi membutuhkan sarana berupa peralatan dan perlengkapan guna mencapai keberhasilan pekerjaan.

Pengertian peralatan dan perlengkapan menurut Gie (2000: 299) adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Peralatan kantor sebagai Office Equipment adalah sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

Pemahaman terhadap pengertian peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

Pengertian peralatan kantor menurut Rahayu, dkk. (2010: 43) adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.

Hal ini berarti pemahaman tentang peralatan kantor dapat berupa bahan, alat dan mesin kantor. Dari ketiga pendapat di atas pemahaman terhadap peralatan kantor mengandung arti alat dan bahan, sebagai sarana dan prasarana yang digunakan untuk membantu memperlancar dan mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

Dari kedua istilah peralatan dan perlengkapan tersebut jelas ada perbedaan namun keduanya saling melengkapi. Peralatan adalah sebagai sarana dalam pekerjaan kantor, jadi semua alat yang digunakan untuk memperlancar dan mempercepat pekerjaan kantor.

Sedangkan perlengkapan kantor sebagai prasarana pekerjaan kantor, dapat berupa bahan dan barang yang digunakan secara langsung atau sebagai pelengkap peralatan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Peralatan dan perlengkapan kantor digunakan dalam rangka memperlancar dan mempercepat pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dalam hal ini merupakan sasaran kerja dari setiap pegawai.

Pengertian pekerjaan kantor menurut Leffingwell dan Robinson (1998) adalah pekerjaan yang terkait dengan warkat-warkat badan usaha yang dapat digunakan untuk keterangan-keterangan dimasa mendatang. 

Terry (2011) menyebutkan bahwa pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

Pengertian pekerjaan kantor menurut Yuli (2005:9) dipandang sebagai aktivitas kerja karyawan. Aktivitas karyawan terdiri dari tugas dan tanggungjawab dalam bekerja sesuai dengan uraian kerja yang telah ditetapkan.

Terry (2019) merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut :

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.”

Pengertian tersebut dalam bahasa Indonesia diartikan bahwa Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut Leffingwell dan Robinson (1998) pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitunganperhitungan yang belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :

1. Typing (mengetik) = 24,6%
2. Calculating (menghitung) = 19,5%
3. Checking (memeriksa) = 12,3%
4. Filling (menyimpan warkat) = 10,2%
5. Telephoning (menelepon) = 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
7. Mailing (mengirim surat) = 5,5%
8. Other (lain-lain) = 12.5%

Suatu pekerjaan dikatakan sebagai pekerjaan kantor apabila memiliki ciri sebagai berikut :

1. bersifat pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Merembes ke seluruh bagian. Hal ini terjadi karena adanya sifat mela-yani sehingga akan berdampak kepada semua bagian dalam organisasi.
3. Memiliki dampak semua bagian dalam organisasi melakukan pekerjaan kantor sesuai pelayanan. 

Oleh karena memiliki sifat pelayanan, maka pekerjaan kantor memiliki tujuan untuk :

1. Membantu tugas pokok dalam pencapaian tujuan organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi dalam rangka mengambil keputusan atau tindakan yang tepat.
3. Membantu untuk melancarkan kegiatan operasional sehari-hari sehingga organisasi mampu berkembang.

Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pengertian pekerjaan kantor adalah semua aktivitas pegawai sesuai tugas dan tanggungjawabnya dalam memberikan pelayanan organisasi/instansi untuk mencapai tujuan organisasi.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan peralatan kantor?

Peralatan kantor adalah berbagai alat atau perangkat yang digunakan untuk mendukung aktivitas kerja di lingkungan kantor. Peralatan ini biasanya memiliki fungsi jangka panjang, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, scanner, dan telepon kantor.

2. Apa saja contoh peralatan kantor yang umum digunakan?

Contoh peralatan kantor yang sering digunakan antara lain komputer, laptop, printer, proyektor, mesin penghancur kertas, mesin absensi, kalkulator, dan perangkat komunikasi kantor.

3. Apa yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?

Perlengkapan kantor adalah barang-barang pendukung kegiatan administrasi dan operasional kantor yang biasanya cepat habis atau sering digunakan. Contohnya adalah kertas, pulpen, tinta printer, map, stapler, dan amplop.