Jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor dalam pekerjaan Kantor
Peralatan dan perlengkapan merupakan alat yang saling melengkapi sama halnya dengan istilah sarana dan prasarana.
Seorang pegawai/ karyawan organisasi dalam melakukan pekerjaan kantor seperti yang dijelaskan di atas tidak akan lepas dari peralatan dan perlengkapan kantor untuk memudahkan dan memperlancar tugasnya.
Jenis peralatan kantor yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor harus standar tepat guna artinya pemilihan terhadap peralatan kantor sesuai dengan jenis pekerjaan kantor yang dilakukan sesuai dengan pengelompokan pekerjaan kantor.
Menurut Tery (2011) jenis peralatan yang dibutuhkan meliputi :
Jenis peralatan untuk pekerjaan mengetik
Mengetik merupakan pekerjaan yang paling banyak dilakukan terkait dengan membuat dokumen dan berkomunikasi secara tertulis atau bahkan mengirim pesan tertulis melalui media massa sekarang ini hampir dilakukan setiap hari. Untuk itu jenis peralatan yang digunakan adalah.
- Ruang kerja dengan perlengkapan mebelnya, Merupakan ruangan dimana setiap orang dapat melakukan pekerjaan khususnya mengetik dengan perlengkapan mebel berupa meja dan kursi kerja.
- Perangkat komputer, Perangkat komputer adalah peralatan yang dibutuhkan dalam membuat dokumen. Satu perangkat komputer lengkap dengan asesorisnya terdiri dari monitor, keyboard, CPU, mouse, mouse pad, speaker aktif, webcam, dan headset.
- Laptop dan segala jenis merk smartphone yang digunakan dalam membuat mengirimkan pesan atau membuat konten tulisan yang akan di upload di media massa.
- Mesin pencetak/pengganda dokumen seperti printer, fotokopi, dan scanner.
Jenis peralatan dalam pekerjaan menghitung
Pekerjaan menghitung menurut hasil penelitian Terry menunjukkan jumlah volume pekerjaan yang mencapai 19,5% dari pekerjaan kantor. Pada jenis pekerjaan ini dibutuhkan alat berupa mesin hitung uang dan kalkulator baik digital maupun manual.
Untuk mesin kalkulator sekarang ini hampir setiap jenis peralatan elektronik sudah dilengkapi dengan aplikasi kalkulator, sehingga kalkulator saat ini digunakan untuk pekerjaan yang berkaitan dengan layanan bidang keuangan.
Jenis peralatan untuk pekerjaan checking (memeriksa)
Checking merupakan peringkat volume pekerjaan nomor 3 setelah pekerjaan menghitung. Peralatan yang dibutuhkan untuk pekerjaan checking meliputi numbering, dating, labeling, stempel, fingerprint, laser scanner, thermo gun, CCTV dan peralatan lain yang dibutuhkan untuk melakukan pemeriksaan terhadap proses kerja lainnya.
Pekerjaan memeriksa dokumen akan menghasilkan dokumen yang layak dan tidak layak digunakan kembali. Jika ditemukan dokumen yang sudah tidak layak pakai, maka akan dihapuskan dengan menggunakan mesin penghancur dokumen.
Sedangkan jenis dokumen yang masih digunakan akan dicek kembali keadaannya apabila masih dalam keadaan baik dapat langsung disimpan, namun apabila ditemukan dokumen yang sudah rusak, maka dilakukan perawatan dan pemeliharaan lebih lanjut menggunakan mesin laminating, mesin pres, scanner, difoto atau kegiatan lain sesuai kebutuhannya.
Jenis peralatan untuk pekerjaan filling (menyimpan warkat)
Peralatan yang digunakan untuk pekerjaan filling adalah komputer, smartphone, alat penyimpan data eksternal seperti flashdisk, kartu memori, disk dan lainnya.
Jenis peralatan untuk pekerjaan telephoning (menelepon)
Jenis pekerjaan ini membutuhkan peralatan seperti, pesawat telephone, smartphone, komputer dan media elektronik lainnya yang digunakan dalam melakukan komunikasi langsung seperti LCD, Microphone, dan lainnya.
Jenis peralatan dalam pekerjaan duplicating (menggandakan)
Jenis pekerjaan menggandakan di kantor adalah mengetik, mengcopy, meng-import, meng-upload, dan meng-convert file.
Sedangkan peralatan yang digunakan untuk penggandaan dokumen digital ini adalah komputer atau laptop dan smartphone dengan perlengkapan jaringan internet dan aplikasi yang memadai. Sementara itu, untuk pekerjaan penggandaan dokumen manual dapat dilakukan dengan mesin pengganda manual.
Jenis perlatan untuk pekerjaan mailing (mengirim surat)
Pekerjaan pengiriman surat saat ini sudah lebih praktis dan cepat diselesaikan, karena sudah berbentuk surat elektronik.
Kegiatan pengiriman dalam pekerjaan kantor tidak sekedar pengiriman surat saja, melainkan pengiriman dokumen lainnya yang sekarang marak dilakukan oleh setiap kantor atau instansi yaitu pengiriman dengan jasa kurir.
Bahkan sekarang ini telah menjamur jenis layanan jasa pengiriman dokumen dan barang yang ada. Untuk peralatan yang dibutuhkan dalam proses ini adalah komputer/laptop yang dilengkapi aplikasi jasa pengiriman. Contoh jasa pengiriman dapat kalian cari di internet atau di sekitar sekolah.
Other (lain-lain)
Lain-lain pekerjaan kantor menurut Tery (2011) dapat berupa pekerjaan yang tidak termasuk dalam 7 pekerjaan kantor di atas meliputi negosiasi terhadap bagian atau unit terkait dalam memberikan layanan, melakukan koordinasi dengan unit atau pihak lain.
Semua kegiatan tersebut tidak membutuhkan peralatan yang berarti, hanya saja kadang dibutuhkan dokumen seperti kamera yang sekarang ini sudah terdapat pada smartphone. Foto atau gambar yang diambil merupakan bukti dari kegiatan terkait. Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor meliputi:
1. Perlengkapan kantor
Jenis perlengkapan kantor meliputi barang atau bahan yang dibutuhkan untuk pekerjaan kantor. Barang dan bahan tersebut merupakan bahan habis pakai atau yang melengkapi peralatan yang digunakan seperti kertas, kalender, pensil, tinta printer dan lainnya.
2. Peralatan kantor
Peralatan kantor merupakan alat kantor yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor dan bersifat habis pakai atau memiliki nilai guna barang yang pendek. Contohnya perforator, stepler, gunting, labeling, stempel dan lainya yang menunjang pekerjaan kantor.
3. Mesin kantor
Mesin kantor merupakan alat kantor yang tidak habis pakai dan memiliki nilai guna lebih panjang biasanya perlengkapan yang dibutuhkan meliputi daya listrik, baterai, program atau aplikasi dan lainnya yang menjalankan proses kerjanya.
FAQ
Post a Comment